اتوماسیون اداری

 سيستم اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري، به مجموعه نرم افزارهايي گفته مي‌شود که توسط آنها، مکاتبات داخلي و خارجي يک سازمان به سرعت و بدون نياز به کاغذ، انجام گرفته و از بستر IT براي انجام و مديريت آن استفاده مي‌گردد.
 
تا پيش از ظهور اتوماسيون‌هاي اداري، سرعت پايين، افزايش بوروکراسي و تشريفات اداري، وابسته شدن سيستم به افراد و نيز عدم هماهنگي روشهاي سنتي با سيستم‌هاي مکانيزه سبب افزايش قابل ملاحظه خطاهاي انساني و کاهش بهره‌وري در سازمان‌ها شده بود.
امکانات سيستم اتوماسيون اداري
  • امکان تعيين جانشين براي هر يک از کاربران و پستهاي سازماني توسط مدير سيستم و خود کاربر.
  • امکان ثبت نامه هاي صادره، وارده و داخلي.
  • امکان ايجاد نامه پيش نويس (Draft)براي نامه هاي صادره و داخلي و تصحيح مکرر آن تا مرحله نهائي.
  • امکان تاييد نامه صادره و داخلي.
  • امکان امضاء نامه صادره و داخلي ( تبديل نامه پيش نويس به نامه).
  • ورود متن نامه و پيوست هاي نامه ( از طريق اسکن، فايل، فکس و Email).
  • ايجاد ارتباطات استاندارد(پيرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعريف شده توسط کاربر بين نامه ها و امکان مشاهده نامه هاي مرتبط با يک نامه.
  • امکان ثبت نامه با شماره دلخواه.
  • اختصاص شماره نامه به همراه تاريخ ثبت به صورت خودکار ( براي نامه هاي داخلي و صادره).
  • امکان تايپ و ويرايش نامه هاي داخلي و صادره درداخل برنامه.
  • تهيه فرمتهاي متعدد(Templates ) جهت ايجاد متن نامه هاي داخلي يا صادره.
  • امکان استفاده از برنامه Microsoft Word براي تايپ نامه.
  • امکان ثبت نامه هاي بدون شماره مانند درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع.
  • امکان اصلاح نامه (Edit ).
  • ارسال نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده.
  • ارسال رونوشت نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده.
  • انتساب کليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوي نامه.
  • امکان تهيه و چاپ رسيد نامه براي نامه هاي وارده و صادره.
  • امکان ارسال و دريافت متن نامه از طريق فکس و email در درون برنامه.
  • تهيه فرمتهاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره.
  • چاپ نامه براي چندين گيرنده.
  • چاپ نامه با ليست گيرندگان رونوشت نامه و يا بدون آن.
  • چاپ نامه همراه با امضاء الکترونيکي و يا بدون آن.
  • نگهداري اطلاعات مربوط به چاپ نامه ( کاربر چاپ گيرنده، تاريخ و زمان چاپ و غيره)
  • امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازماني و يا کارمند سازمان.
  • ارجاع نامه در قالب يک کار (Task) جهت استفاده از امکانات.Workflow
  • ارجاع اتوماتيک نامه بر اساس يک شرط از پيش تعريف شده.
  • ارجاع نامه پيش نويس.
  • پاراف نامه بصورت متن، صوت يا با استفاده از قلم نوري.
  • ارجاع نامه به چندين مخاطب ( مانند يک گروه مکاتباتي).
  • تعيين مهلت پاسخ ( اقدام )براي نامه ارجاع شده.
  • تعريف دسترسي هاي امنيتي روي نامه ارجاع شده (تعيين اينکه کاربر دريافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسي دارد و چه عملياتي مي تواند انجام دهد.)
  • امکان ايجاد Task با مشخصاتي از قبيل موضوع، نوع، اولويت، شخصي بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهاي صوتي و متني، مهلت انجام و الگوريتم پذيرش.
  • امکان ارجاع Task به کاربران ديگر.
  • امکان وابسته کردن يک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و ساير مستندات مورد نياز يک سازمان).
  • امکان ايجاد پيوستهاي متعدد براي هرTask ( مانند فايلهاي مختلف متني، تصويري و ...)
  • امکان اصلاح و پيگيري نامه ها و تعيين زمان پيگيري و ايجاد زنجيره پيگيري و مشاهده نتايج يک زنجيره پيگيري با استفاده از سرويس Task .
  • امکان اصلاح Task( از نوع ارجاع، پيگيري يا هر نوع ديگر) توسط ايجاد کننده آن.
  • هشدار اتوماتيک از طرف سيستم براي اعلام زمان انجام Task و امکان به تعويق انداختن اين زمان.
  • امکان محول کردن انجام Task به اشخاص ديگر با رعايت سلسله مراتب چارت سازماني.
  • امکان تعريف پوشه هاي متعدد جهت دسته بنديTask ها ( مانند پيگيريهاي جاري، پيگيريهاي محول شده، پيگيريهاي آتي و پيگيريهاي مختومه و ...)
  • ايجاد هشدار دهنده (Reminder)براي دادن هشدار و امکان اتصال آن به يک .Task
  • امکان به تعويق انداختن زمان هشدار يا متوقف کردن هشدار دهنده.
  • امکان ضبط صوت و يا استفاده از فايل هاي صوتي موجود به عنوان هشدار صوتي .
  • تهيه گزارش هاي ساده با استفاده از يک گزارش ساز براساس ترکيب فيلدهاي اطلاعاتي نامه.
  • امکان ذخيره گزارش ها.
  • چاپ نتايج گزارش يا ارسال اطلاعات استخراج شده به محيط Excel يا Word
  • اجراي گزارش هاي ذخيره شده به دفعات دلخواه.
  • گروه بندي گزارش هاي ايجاد شده و اعطاي مجوز دسترسي به آنها.
  • ايجاد گزارش هاي نموداري.
  • امکان تهيه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه هاي عطف، پيرو و جوابيه.
  • توليد گزارشهاي آماري بر اساس نام و نوع موسسه، ايجاد کنندگان و تاييد کنندگان نامه، به تفکيک واحد يا پست سازماني، براساس سطح محرمانگي يا نحوه ارسال و دريافت و ....
  • امکان جستجوي نامه ها بصورت پارامتريک بر اساس کليه فيلدهاي اطلاعاتي بصورت تک فيلد يا ترکيب چند فيلد اطلاعاتي.
  • امکان اعمال فيلترهاي ساده و پيشرفته روي ليست نامه ها ( و ليستهاي ديگر). جستجوي نامه ها بر اساس کليد واژگان.
  • چاپ نتايج جستجو و فيلتر.
  • امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پيوستهاي آن بعد از جستجو يا فيلتر.
  • امکان بازبيني مراحل طي شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.
  • امکان مرتب سازي (Sort) و گروهبندي اطلاعات روي کليه ليستها.
  • امکان بازبيني مراحل طي شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.
  • امکان گزارش گيري و مشاهده نامه هاي دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ.
  • امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مدير مربوطه.
  • امکان تعيين ريز عملياتي که بايد براي آنها سوابق (Log )تهيه و نگهداري شود.
  • امکان ثبت عمليات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file .
  • امکان مشاهده، فيلتر، جستجو و تهيه گزارش ازLog file .
  • ايجاد کارتابل جاري براي هر يک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه هاي ارجاعي.
  • امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر.
  • امکان تفويض کارتابل به جانشين توسط هر کاربر.
  • امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فايل هاي پيوست هر نامه از طريق کارتابل.
  • امکان ارسال پيام (Mail)بصورت Offline براي کاربران ديگر.
  • ايجاد پوشه پيامهاي دريافتي(Inbox) براي هر کاربر جهت مشاهده پيامهاي دريافتي.
  • ايجاد پوشه پيامهاي ارسالي (Outbox) براي هر کاربر جهت ذخيره سازي پيامهاي ارسالي.
  • امکان ارسال پيامهاي فوري (Instant Message)براي کاربراني که وارد برنامه شده اند.
  • فرآيند مداري
  • شروع خودکار فرآيندهاي پيش نياز دار
  • قابلبيت اجرا در سازمان تک نقطه اي يا با ساختار تشکيلات درختي
  • قابليت انجام امور کارتابلي تحت WEB
  • قابليت ثبت، گردش، بايگاني و ارايه سوابق مکاتباتي
  • قابليت گزارش گيري در بخش ها ي مکاتباتي و غير مکاتباتي
  • برقراري سطوح امنيتي
  • خدمات مانيتورينگ کارکنان حاضر در سازمان و فعال در سيستم
  • قابليت اطلاع رساني راجع به افراد حاضر
  • قابليت اطلاع رساني ورود غايبين به فرد يا افراد منتظر
  • خدمات ويژه جهت تکريم ارباب رجوع :مانيتورينگ فرآيندهاي جاري سازمان و نمايش آنها در سالن انتظار، به جهت جلوگيري از ازدحام و ترددهاي بي مورد در بخش هاي اداري مي باشد .
  • کنترل و افزايش بهره وري :با بکارگيري امکانات و تسهيلات قوي مديريتي مانند کنترل کمي و کيفي کار، بررسي روش عملکرد پرسنل و غيره مي توان به افزايش سطح بهره وري در سازمان پرداخت.
  • طبقه بندي امور
  • كارتابل هاي همزمان :امكان دسترسي همزمان به بيش از يک کارتابل مي باشد. عموما" اين نوع دسترسي در شرايط عدم حضور مديران يا کارشناسان به فرد همتايي،تحت عناوين ذيل اعطا مي شود.
  • جانشين: اين نوع دسترسي توسط کاربر و براي مدت کوتاهي، مثلا" مرخصي چند روزه برقرار مي شودو پس از انقضا مدت بطور خودکار ملغي مي گردد
  • همطرازي: اين نوع دسترسي پس از تاييد توسط مقام مافوق، توسط مدير سيستم يارا برقرار مي شود و هميشگي مي باشد