استقرار حلزونی

چکیده
استقرار ERP در سازمان ها خصوصا شرکت های تولیدی و توزیعی ، به مرور از یک مزیت به یک ضرورت تبدیل می شود و جایگاه خود را در حوزه تصمیم گیری مدیران باز کرده است. در این مقاله، تلاش شده است استقرار حلزونی ERP به عنوان یک راهکار کلیدی معرفی شود که به وسیله آن می توان ریسک و هزینه های اجرای پروژه های ERP را به طور چشمگیری کاهش داد.
 
مقدمه
اواخر قرن بيستم ، كسب و كار تحت تاثير سه پديده مهم تغيير شكل يافت که از آنها به 3Cs یاد میشود: مشتري (Customers) ، رقابت (Competition) و تغيير (Change)
پديده اول مشتري است كه بدليل افزايش آگاهي و تنوع محصولات و خدمات ، مشكل پسند شده و به هر کیفیت از خدمات یا محصولات رضايت نمي دهد . پديده دوم رقابت است كه بدليل پيشرفت تكنولوژي ، توان توليد افزايش و در عين حال هزينه هاي توليد كاهش يافته است و اين موضوع میدان رقابت دشواری را پیش روی عرضه كنندگان قرارداده است. پدیده سوم تغيير است . سرعت تغيير در تمام عرصه ها فزوني و دوره عمر محصولات كاهش يافته است و مرتبا روش های جديد در توليد و عرضه كالا ابداع و به كار گرفته مي شود.
علاوه بر این، عارضه های دیگری از درون ، شرکت ها را آزار می دهد، بهره وری پائین به دلیل ظرفیت های فراوان جذب نشده ناشی از ضعف برنامه ریزی، قیمت تمام شده بالا به دلیل عدم کنترل هزینه ها در مراحل مختلف تامین، تولید و عرضه محصولات، کندی به دلیل فربهی و ناکارآمدی سازمان، تصمیمات ناصحیح به دلیل عدم دسترسی به موقع به اطلاعات، بحران نقدینگی به دلیل عدم مدیریت صحیح موجودی مواد و کالا، تاخیر در اجرای تعهدات به دلیل اختلال در تولید ناشی از عدم تامین به موقع مواد اولیه کیفی و ارزان و موارد مشابه دیگر.
عارضه های فوق، شرکت ها را با چالشهای جدي مواجه نموده است، خصوصا شركت های بزرگتر كه از انعطاف كمتري براي انطباق با وضعيت جدید برخوردارند.
برای غلبه بر عارضه های فوق چه می توان کرد؟
یکی از مهمترین عوامل بحران زا ، فقدان زیرساخت سیستمی کارآمد است، سیستمی که قادر باشد فرآیندهای سازمان و نیز تغییرات متعدد رفتاری آن را به صورت یکپارچه پوشش دهد ، برنامه ریزی را ممکن سازد ، کنترل را در سازمان فراگیر کند و با ساده سازی فرآیندها ، سازمان های لخت و کند را به سازمان هائی چابک و سریع تبدیل سازد. موضوعی که مدیران در کشور ما به درستی به آن واقفند و برای دستیابی به آن تلاش می کنند، پس چرا به سیستم های مورد انتظار، دست نیافته اند؟
به نظر می رسد ریشه این ناکامی در یک معادله ساده انگارانه است : سیستم کارآمد = نرم افزار کارآمد! یعنی برای حل بحران ، کافی است سیستم های موجود را از طریق خرید بسته های نرم افزاری یا برنامه نویسی مکانیزه نمود تا بحران مرتفع شود. گرچه مکانیزه کردن سیستم های موجود می تواند اندکی بهبود محسوب گردد، ولی راهکاری برای حل بحران نیست، زیرا تجربه نشان داده است مکانیزه کردن وضع موجود ، نه تنها منجر به رفع بحران نمی شود بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر می کند.
با همین استدلال ، طی سالهای اخیر ، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به عنوان به عنوان یک سیستم اطلاعاتی کارآمد مورد توجه قرار گرفت. ERP نگاه وظيفه‌گرا به سازمان را به نگاه فرايندگرا تغيير ميدهد و بسته های نرم افزاری و سیستمهای جزیره ای که دستاورد نگاه سنتی و وظیفه گرا به سازمان است را نفی می نماید، زیرا بسته های نرم افزاری به دلیل ساختار غیر منعطف و سیستم های جزیره ای به دلیل ساختار گسسته، اساسا قادر به پوشش فرآیندی سازمان نیستند. از سوی دیگر پیاده سازی خاص منظوره سیستم های یکپارچه در سازمان ها، حتی اگر به درستی طراحی شوند و به موقع انجام گردند (که معمولا اینگونه نیست)،  غیر اقتصادی، پر ریسک و در مقابل تغییرات آتی بسیار مقاومند و پس از چندی، به مهمترین عامل بازدارنده برای توسعه سازمان تبدیل می گردند.
 
ERP چیست؟
برای ERP تعاریف زیادی ارائه شده است ولی شاید تعریفی که پروفسور کمار در سال 2000 ارائه نموده است، بیش از سایرین کاربردی باشد: "سیستم های ERP ، سیستم های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان ها
-         در درون واحدهای سازمانی
-         بین واحدهای سازمانی
-         بین واحدهای سازمانی با خارج سازمان
را یکپارچه می کنند".
از تعریف فوق می توان ویژگی های ERP را شناخت:
یکپارچه : ERP بدلیل پوشش افقی سازمان (پوشش فرایندی) ، يكپارچگي آنرا تضمين مي كند و هر زير سيستم اطلاعات خود را بر روي پايگاه داده اشتراکی مي نويسد و بهنگام نياز ، داده مورد نظر خود را عيناً از پايگاه داده دريافت مي دارد. در واقع در ERP، افزونگي داده ها وجود ندارد و مغايرت بين زير سيستمها از بین رفته و همخوانی اطلاعات تضمين مي گردد.
فراگیر : ERP کلیه فرآیندهای سازمان را که جنبه اطلاعاتی دارد تحت پوشش قرار می دهد. برای مثال در شرکت های تولیدی و توزیعی، فرآیندهای فروش و خدمات پس از فروش ، فرآیند تدارک و تامین کالا، فرآیند برنامه ریزی و کنترل تولید، فرآیند نگهداری و تعمیرات، فرآیند دریافت و پرداخت، فرآیند منابع انسانی و فرآیندهای مالی از قبیل دفتر داری، حقوق و دستمزد، دارائی ثابت، بودجه و گزارشات و قیمت تمام شده و . . .، خصوصا مواردی که تاثیرات مالی دارد باید اسناد حسابداری مربوط به صورت خودکار و غیر قابل تغییر صادر گردد.
اتصال پذیر : سیستم ERP قادر است با سیستم های خارج از سازمان تبادل اطلاعات نماید. این تبادل از قبیل اخذ سفارش از مشتری و درخواست خرید از تامین کنندگان است. به عبارت دیگر، ممکن است قسمتی از فرآیند، خارج از سازمان اجرا گردد.
تغییر پذیر : یکی از عوامل شکست سازمانهای موفق ، پایبندی سنتی سازمان به فرآیندهائی است که زمانی کارآمد بوده اند ولی به مرور و با تغییر شرائط ناکارآمد شده اند و سازمان برای طراحی مجدد آن تدبیری نیندیشیده است. بدیهی است سازمانهائی ماندگارترند که از فرآیندهای کارآمدتری برخوردارند و راهکار سیستماتیک برای بهبود مستمر فرآیندها تدارک دیده اند.
 
چرا ERP پر ریسک و پرهزینه است
استقرار  ERP کاری پر ریسک و گران است زیرا اجرای آن معمولا با اتفاقات زیر همراه می شود:
-         تغییر فرهنگ سازمانی
استقرار ERP بسیار فراتر از نصب و آموزش یک نرم افزار است ، بلکه تغییر فرهنگ سازمان و جایگزین کردن نگاه وظیفه گرا با نگاه فرآیندگراست. تغییرات فرهنگی معمولا بسیار به کندی و پرهزینه صورت میگردد خصوصا اگر اعتماد کافی به تغییرات در سازمان ایجاد نشده باشد.
-         کار کارشناسی زیاد
پروژه ERP پروژه پرکاری است، زیرا اطلاعات زیادی از وضعیت جاری باید جمع آوری گردد، فرآیندهای بهینه شناسائی شود، مستندات تهیه گردد، نرم افزار متناسبا تنظیم و آماده گردند، کاربران در تمام سطوح توجیه شوند و مشکلات اجرائی مرتبا بررسی و رفع گردد. خصوصا قسمت عمده این فعالیت ها توسط کارشناسان توانا و مجرب انجام می گیرد که ارزان نیستند.
-         نرم افزار گران
تهیه نرم افزاری که فرآیندهای سازمان را به طور کامل پوشش دهد،گرچه تحت تاثیر عواملی زیادی از قبیل ابعاد سازمانی قراردارد ولی عموما ارزان نیست. هزینه تهیه این نرم افزار به دو بخش تقسیم میشود، هزینه خرید نرم افزار و هزینه تنظیم و آماده سازی آن متناسب با فرآیندهای مورد نظر. معمولا هزینه های تهیه نرم افزار50% هزینه های مشهودی است که مجری پروژه دریافت می دارد.
-         اختلال در امور جاری
پروژه هاي ERP در شركت هائي اجرا مي شود كه سيستمهاي در حال كار دارند. سيستمهائي كه به هر شكل وضعيت موجود شركت را پوشش مي دهد و توقف آن بدون جايگزين مناسب ، شركت را در وضعيت بسيار نامطلوبي قرار ميدهد و از سوي ديگر نمي توان انتظار داشت يك شبه سيستم جديد، جايگزين سيستم قديم گردد، خصوصا آنكه سيستم قديم ، از مجموعه سيستمهای منفصل و تك كاربره تشكيل شده باشد و سيستم جديد، سيستمي يكپارچه و فراگير باشد.
-         بهم خوردن توازن قوا
از آنجائیکه استقرار یک سیستم ، به جابجائی قدرت و بهم خوردن توازن قوا در یک سازمان منجر می شود، با منافع مدیران میانی برخورد پیدا می کند و پروژه در هزارتوی اختلاف نظر مدیران میانی متوقف می ماند. بخشنامه های اداری که توسط مدیران عالی برای بکارگیری ERP صادر میشود نه تنها منجر به اجرای سیستم نخواهد شد بلکه عموما نوعی نگرش منفی و مقاومت نا مطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید در کاربران و مدیران میانی ایجاد می کند، زیرا مدیران میانی و کاربران مایل نیستند سیستمی که در طراحی آن نقش نداشته اند و به آنان تحمیل شده است را بپذیرند و عادات جاری خود را با عادات جدید عوض کنند مگر آنکه ارجحیت عادات جدید را درک کنند. همچنین به سادگی وضعیت امن موجود را با وضعیت نا امنی که ممکن است با استقرار سیستم جدید به وجود آید عوض نمی کنند ، تغییرات درسیستم که احتمالا منجر به جابجایی توازن قوا در سازمان می گردد را به سهولت نمی پذیرند و از اینکه سیستمهای تک کاربره را که در محدوده مدیریت ایشان قرار دارد با سیستم یکپارچه ای که ممکن است استقلال اداری ایشان را خدشه دار کند تعویض نمایند هراس دارند.
-         سازماندهی و امکانات
برای اجرای پروژه ERP سازماندهی و امکانات زیادی مورد نیاز است که تهیه سخت افزار و زیر ساخت مخابراتی از آن جمله است. همچنین در دوره اجرای پروژه که همزمان با بهره برداری از سیستم های جاری است، عملا کارکابران چند برابر می شود زیرا کاری را که سابقا و بر اساس عادات تثبیت شده براحتی انجام میدادند، باید مجددا و در ساختاری متفاوت انجام دهند و با کار انجام شده مقایسه نموده و مغایرت ها را تحلیل کنند. بدیهی است این عملیات خسته کننده نمی تواند در دوره طولانی تداوم یابد خصوصا اگر سیستم جدید از بلوغ لازم برخوردار نباشد.
-         نقص طراحی
یکی از خطاهای رایج در پروژه های ERP ، عدم درک متقابل بین کاربران و تحلیل گران است به این مفهوم که کاربر نی