استقرار حلزونی

چکیده
استقرار ERP در سازمان ها خصوصا شرکت های تولیدی و توزیعی ، به مرور از یک مزیت به یک ضرورت تبدیل می شود و جایگاه خود را در حوزه تصمیم گیری مدیران باز کرده است. در این مقاله، تلاش شده است استقرار حلزونی ERP به عنوان یک راهکار کلیدی معرفی شود که به وسیله آن می توان ریسک و هزینه های اجرای پروژه های ERP را به طور چشمگیری کاهش داد.
 
مقدمه
اواخر قرن بيستم ، كسب و كار تحت تاثير سه پديده مهم تغيير شكل يافت که از آنها به 3Cs یاد میشود: مشتري (Customers) ، رقابت (Competition) و تغيير (Change)
پديده اول مشتري است كه بدليل افزايش آگاهي و تنوع محصولات و خدمات ، مشكل پسند شده و به هر کیفیت از خدمات یا محصولات رضايت نمي دهد . پديده دوم رقابت است كه بدليل پيشرفت تكنولوژي ، توان توليد افزايش و در عين حال هزينه هاي توليد كاهش يافته است و اين موضوع میدان رقابت دشواری را پیش روی عرضه كنندگان قرارداده است. پدیده سوم تغيير است . سرعت تغيير در تمام عرصه ها فزوني و دوره عمر محصولات كاهش يافته است و مرتبا روش های جديد در توليد و عرضه كالا ابداع و به كار گرفته مي شود.
علاوه بر این، عارضه های دیگری از درون ، شرکت ها را آزار می دهد، بهره وری پائین به دلیل ظرفیت های فراوان جذب نشده ناشی از ضعف برنامه ریزی، قیمت تمام شده بالا به دلیل عدم کنترل هزینه ها در مراحل مختلف تامین، تولید و عرضه محصولات، کندی به دلیل فربهی و ناکارآمدی سازمان، تصمیمات ناصحیح به دلیل عدم دسترسی به موقع به اطلاعات، بحران نقدینگی به دلیل عدم مدیریت صحیح موجودی مواد و کالا، تاخیر در اجرای تعهدات به دلیل اختلال در تولید ناشی از عدم تامین به موقع مواد اولیه کیفی و ارزان و موارد مشابه دیگر.
عارضه های فوق، شرکت ها را با چالشهای جدي مواجه نموده است، خصوصا شركت های بزرگتر كه از انعطاف كمتري براي انطباق با وضعيت جدید برخوردارند.
برای غلبه بر عارضه های فوق چه می توان کرد؟
یکی از مهمترین عوامل بحران زا ، فقدان زیرساخت سیستمی کارآمد است، سیستمی که قادر باشد فرآیندهای سازمان و نیز تغییرات متعدد رفتاری آن را به صورت یکپارچه پوشش دهد ، برنامه ریزی را ممکن سازد ، کنترل را در سازمان فراگیر کند و با ساده سازی فرآیندها ، سازمان های لخت و کند را به سازمان هائی چابک و سریع تبدیل سازد. موضوعی که مدیران در کشور ما به درستی به آن واقفند و برای دستیابی به آن تلاش می کنند، پس چرا به سیستم های مورد انتظار، دست نیافته اند؟
به نظر می رسد ریشه این ناکامی در یک معادله ساده انگارانه است : سیستم کارآمد = نرم افزار کارآمد! یعنی برای حل بحران ، کافی است سیستم های موجود را از طریق خرید بسته های نرم افزاری یا برنامه نویسی مکانیزه نمود تا بحران مرتفع شود. گرچه مکانیزه کردن سیستم های موجود می تواند اندکی بهبود محسوب گردد، ولی راهکاری برای حل بحران نیست، زیرا تجربه نشان داده است مکانیزه کردن وضع موجود ، نه تنها منجر به رفع بحران نمی شود بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر می کند.
با همین استدلال ، طی سالهای اخیر ، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به عنوان به عنوان یک سیستم اطلاعاتی کارآمد مورد توجه قرار گرفت. ERP نگاه وظيفه‌گرا به سازمان را به نگاه فرايندگرا تغيير ميدهد و بسته های نرم افزاری و سیستمهای جزیره ای که دستاورد نگاه سنتی و وظیفه گرا به سازمان است را نفی می نماید، زیرا بسته های نرم افزاری به دلیل ساختار غیر منعطف و سیستم های جزیره ای به دلیل ساختار گسسته، اساسا قادر به پوشش فرآیندی سازمان نیستند. از سوی دیگر پیاده سازی خاص منظوره سیستم های یکپارچه در سازمان ها، حتی اگر به درستی طراحی شوند و به موقع انجام گردند (که معمولا اینگونه نیست)،  غیر اقتصادی، پر ریسک و در مقابل تغییرات آتی بسیار مقاومند و پس از چندی، به مهمترین عامل بازدارنده برای توسعه سازمان تبدیل می گردند.
 
ERP چیست؟
برای ERP تعاریف زیادی ارائه شده است ولی شاید تعریفی که پروفسور کمار در سال 2000 ارائه نموده است، بیش از سایرین کاربردی باشد: "سیستم های ERP ، سیستم های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان ها
-         در درون واحدهای سازمانی
-         بین واحدهای سازمانی
-         بین واحدهای سازمانی با خارج سازمان
را یکپارچه می کنند".
از تعریف فوق می توان ویژگی های ERP را شناخت:
یکپارچه : ERP بدلیل پوشش افقی سازمان (پوشش فرایندی) ، يكپارچگي آنرا تضمين مي كند و هر زير سيستم اطلاعات خود را بر روي پايگاه داده اشتراکی مي نويسد و بهنگام نياز ، داده مورد نظر خود را عيناً از پايگاه داده دريافت مي دارد. در واقع در ERP، افزونگي داده ها وجود ندارد و مغايرت بين زير سيستمها از بین رفته و همخوانی اطلاعات تضمين مي گردد.
فراگیر : ERP کلیه فرآیندهای سازمان را که جنبه اطلاعاتی دارد تحت پوشش قرار می دهد. برای مثال در شرکت های تولیدی و توزیعی، فرآیندهای فروش و خدمات پس از فروش ، فرآیند تدارک و تامین کالا، فرآیند برنامه ریزی و کنترل تولید، فرآیند نگهداری و تعمیرات، فرآیند دریافت و پرداخت، فرآیند منابع انسانی و فرآیندهای مالی از قبیل دفتر داری، حقوق و دستمزد، دارائی ثابت، بودجه و گزارشات و قیمت تمام شده و . . .، خصوصا مواردی که تاثیرات مالی دارد باید اسناد حسابداری مربوط به صورت خودکار و غیر قابل تغییر صادر گردد.
اتصال پذیر : سیستم ERP قادر است با سیستم های خارج از سازمان تبادل اطلاعات نماید. این تبادل از قبیل اخذ سفارش از مشتری و درخواست خرید از تامین کنندگان است. به عبارت دیگر، ممکن است قسمتی از فرآیند، خارج از سازمان اجرا گردد.
تغییر پذیر : یکی از عوامل شکست سازمانهای موفق ، پایبندی سنتی سازمان به فرآیندهائی است که زمانی کارآمد بوده اند ولی به مرور و با تغییر شرائط ناکارآمد شده اند و سازمان برای طراحی مجدد آن تدبیری نیندیشیده است. بدیهی است سازمانهائی ماندگارترند که از فرآیندهای کارآمدتری برخوردارند و راهکار سیستماتیک برای بهبود مستمر فرآیندها تدارک دیده اند.
 
چرا ERP پر ریسک و پرهزینه است
استقرار  ERP کاری پر ریسک و گران است زیرا اجرای آن معمولا با اتفاقات زیر همراه می شود:
-         تغییر فرهنگ سازمانی
استقرار ERP بسیار فراتر از نصب و آموزش یک نرم افزار است ، بلکه تغییر فرهنگ سازمان و جایگزین کردن نگاه وظیفه گرا با نگاه فرآیندگراست. تغییرات فرهنگی معمولا بسیار به کندی و پرهزینه صورت میگردد خصوصا اگر اعتماد کافی به تغییرات در سازمان ایجاد نشده باشد.
-         کار کارشناسی زیاد
پروژه ERP پروژه پرکاری است، زیرا اطلاعات زیادی از وضعیت جاری باید جمع آوری گردد، فرآیندهای بهینه شناسائی شود، مستندات تهیه گردد، نرم افزار متناسبا تنظیم و آماده گردند، کاربران در تمام سطوح توجیه شوند و مشکلات اجرائی مرتبا بررسی و رفع گردد. خصوصا قسمت عمده این فعالیت ها توسط کارشناسان توانا و مجرب انجام می گیرد که ارزان نیستند.
-         نرم افزار گران
تهیه نرم افزاری که فرآیندهای سازمان را به طور کامل پوشش دهد،گرچه تحت تاثیر عواملی زیادی از قبیل ابعاد سازمانی قراردارد ولی عموما ارزان نیست. هزینه تهیه این نرم افزار به دو بخش تقسیم میشود، هزینه خرید نرم افزار و هزینه تنظیم و آماده سازی آن متناسب با فرآیندهای مورد نظر. معمولا هزینه های تهیه نرم افزار50% هزینه های مشهودی است که مجری پروژه دریافت می دارد.
-         اختلال در امور جاری
پروژه هاي ERP در شركت هائي اجرا مي شود كه سيستمهاي در حال كار دارند. سيستمهائي كه به هر شكل وضعيت موجود شركت را پوشش مي دهد و توقف آن بدون جايگزين مناسب ، شركت را در وضعيت بسيار نامطلوبي قرار ميدهد و از سوي ديگر نمي توان انتظار داشت يك شبه سيستم جديد، جايگزين سيستم قديم گردد، خصوصا آنكه سيستم قديم ، از مجموعه سيستمهای منفصل و تك كاربره تشكيل شده باشد و سيستم جديد، سيستمي يكپارچه و فراگير باشد.
-         بهم خوردن توازن قوا
از آنجائیکه استقرار یک سیستم ، به جابجائی قدرت و بهم خوردن توازن قوا در یک سازمان منجر می شود، با منافع مدیران میانی برخورد پیدا می کند و پروژه در هزارتوی اختلاف نظر مدیران میانی متوقف می ماند. بخشنامه های اداری که توسط مدیران عالی برای بکارگیری ERP صادر میشود نه تنها منجر به اجرای سیستم نخواهد شد بلکه عموما نوعی نگرش منفی و مقاومت نا مطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید در کاربران و مدیران میانی ایجاد می کند، زیرا مدیران میانی و کاربران مایل نیستند سیستمی که در طراحی آن نقش نداشته اند و به آنان تحمیل شده است را بپذیرند و عادات جاری خود را با عادات جدید عوض کنند مگر آنکه ارجحیت عادات جدید را درک کنند. همچنین به سادگی وضعیت امن موجود را با وضعیت نا امنی که ممکن است با استقرار سیستم جدید به وجود آید عوض نمی کنند ، تغییرات درسیستم که احتمالا منجر به جابجایی توازن قوا در سازمان می گردد را به سهولت نمی پذیرند و از اینکه سیستمهای تک کاربره را که در محدوده مدیریت ایشان قرار دارد با سیستم یکپارچه ای که ممکن است استقلال اداری ایشان را خدشه دار کند تعویض نمایند هراس دارند.
-         سازماندهی و امکانات
برای اجرای پروژه ERP سازماندهی و امکانات زیادی مورد نیاز است که تهیه سخت افزار و زیر ساخت مخابراتی از آن جمله است. همچنین در دوره اجرای پروژه که همزمان با بهره برداری از سیستم های جاری است، عملا کارکابران چند برابر می شود زیرا کاری را که سابقا و بر اساس عادات تثبیت شده براحتی انجام میدادند، باید مجددا و در ساختاری متفاوت انجام دهند و با کار انجام شده مقایسه نموده و مغایرت ها را تحلیل کنند. بدیهی است این عملیات خسته کننده نمی تواند در دوره طولانی تداوم یابد خصوصا اگر سیستم جدید از بلوغ لازم برخوردار نباشد.
-         نقص طراحی
یکی از خطاهای رایج در پروژه های ERP ، عدم درک متقابل بین کاربران و تحلیل گران است به این مفهوم که کاربر نیازی دارد که با دوچرخه رفع می شود ولی روی چرخ دستی اصرار می کند و تحلیل گر آسانسور تجویز می کند و طراح پله برقی طراحی می کند ولی در نهایت نردبان تحویل کاربران می شود!  این خطا وقتی بیشتر می شود که تحلیلگران به دلائل مختلف به درخواستهای کاربران با پیشداوری برخورد می کنند.

-         تغییر شرائط و نیازها
یکی از عوامل مهم افزایش سرسام آور هزینه و ریسک پروژه های ERP ، طولانی شدن پروژه است، زیرا به مرور و قبل از استقرار سیستم، شرائط و نیازها عوض می شود و سیستم کارآئی خود را از دست می دهد، خصوصا اگر این اتفاق با تغییرات مدیریتی در سازمان نیز همراه باشد.
 
استقرار حلزونی چیست؟
استقرار حلزونی عبارست از توسعه تدریجی (از هسته به پوسته) فرآیندها در چند فاز تا رسیدن به فرآیند مطلوب.
برای مثال فرض کنید در یک شرکتی فرآیند مطلوب به شکل زیر است:
 

 
که در آن بر اساس هر قرارداد چند برنامه تحویل صادر می شود و بر اساس برنامه تحویل های ثبت شده و دوره تولید و دوره تدارک کالا سیستم به صورت هوشمند اقدام به صدور برنامه تولید ( به عنوان نقطه شروع فرآیند تولید) و درخواست خرید (به عنوان نقطه شروع فرآیند خرید) می نماید.
حال فرض کنید شرکت مورد نظر در وضعیت فعلی از سیستم های تک کاربره برای انبار و حسابداری مالی استفاده می نماید. طبیعی است آماده سازی نرم افزار با فرآیند فوق و در یک مرحله، برای این مجموعه عملی نیست و اگر عملی باشد پر هزینه و پر ریسک است.
قدم اول در استقرار حلزونی ، در اختیار گرفتن شاهرگ اطلاعاتی شرکت یعنی انبار و حسابداری مالی است. برای این منظور اقدامات زیر به ترتیب باید انجام شود:
1.      انتقال کدینگ کالا از سیستم قدیم به سیستم جدید
2.      انتقال اطلاعات موجودی اول دوره
3.      طراحی فرآیند فروش در حد نمودار زیر:
 

 
4.      راه اندازی سیستم با فرآیند فوق و تطبیق و مقایسه اطلاعات با سیستم قدیم
در مرحله بعد سیستم حسابداری مالی نصب و اقدامات زیر صورت می گیرد:
1.      بازنگری در سر فصل حساب ها
2.      ورود سر فصل حساب ها به سیستم
3.      تطبیق حساب و صدور سند افتتاحیه
4.      راه اندازی سیستم و صدور سند و مقایسه اطلاعات با سیستم قدیم
در مرحله بعد می توان فرآیند را ارتقا داد:
 

 
اقدامات در این مرحله به شرح زیر است:
1.      تعیین تاریخ مشخص برای آغاز صدور فاکتور توسط سیستم جدید
2.      تعیین تحویل هائی که باید توسط سیستم جدید فاکتور شود
3.      تنظیم سندزنی خودکار
 
مراحل بعدی تکامل فرآیند به شکل زیر خواهد بود:
 

 
 

 

 

 
که در نمودار فوق فرآیندهای تولید و فروش نیز به نوبه خود گسترش می یابند.
 
نکات ضروری در به کارگیری روش پلکانی
ü     تکمیل تدریجی فرآیندها در چند فاز تا رسیدن به فرآیندهای مطلوب
ü     تعریف دقیق هر فاز و نتایج مورد انتظار
ü     الویت بندی فازها براساس:
o       فرآیندهائی که اثر روانی وسیعی دارند و مشکلات اساسی و فوری سازمان را حل می کنند
o       فرآیندهائی که کاربران و مدیران با انگیزه تر دارند
o       فرآیندهائی که شاهرگ اطلاعاتی سازمان را در اختیار می گیرند
ü     کوتاه کردن طول دوره هر فاز به گونه ای که نتایج مورد انتظار در سه تا شش ماه نمایان گردد
ü     اجتناب از آغاز هر فاز پیش از تثبیت فاز قبل
ü     توسعه افقی و عمودی سیستم ها
 
ویژگی های ابزار
بدیهی است اجرای سناریوی فوق تنها در صورتی عملی است که نرم افزار از توانائی ها و ویژگی های خاصی برخوردار باشد:
1.      فعالیت محور (activity base) به جای فرآیند محور (Process Base)
ساختار نرم افزار باید فعالیت محور باشد و نه فرآیند محور. بنابراین نرم افزارهائی که بر مبنای مخزن فرآیند (Processes Pools) طراحی شده اند مناسب نیستند.
2.      تغییر در صفات فعالیت
تکامل در فرآیند معمولا مقارن است با تکامل در فعالیت. پس ابزار باید قادر به تغییر در صفات فعالیت باشد.
3.      تغییر در شکل ارتباط فعالیت ها با یکدیگر
به مرور و با تکامل فرآیند، سایر صفات فرآیند از قبیل کنترل ها و محاسبات نیز باید متناسبا تکامل یابند.
4.      نگهداری سابقه اطلاعات
یکی از مهمترین عوارض تغییر در سیستم های اطلاعاتی ، تخریب و نابود شدن سابقه اطلاعات است. نرم افزار مورد استفاده باید قادر باشد بدون تخریب اطلاعات گذشته، تغییرات را اعمال نماید. خصوصا توجه به تاثیرات جانبی تغییرات در حوزه مالی و کنترل های داخلی بسیار اهمیت دارد.
 
نتایج استقرار حلزونی
استقرار حلزونی ERP نتایج فوق العاده ای دارد:
1.      کاهش هزینه
نمودار هزینه و سطح اتوماسیون به شکل زیر است:

با توجه به افزایش نمائی هزینه ها، بدیهی است توسعه حلزونی در عمل با هزینه بسیار کمتری انجام می شود.
2.      بازدهی سریع
اجرای حلزونی ERP باعث می شود نتایج پروژه به سرعت دیده شود. این موضوع خصوصا در دوره اعتماد سازی بسیار مفید است.
3.      کاهش ریسک
فاز اول پروژه فرصت مناسبی است که اگر هر یک از طرفین (سازمان یا مجری) توانائی اجرا را ندارد با کمترین عارضه موضوع خاتمه یابد.
4.      کاهش مقاومت سازمانی
استقرار حلزونی ERP در مقایسه با اجرای فراگیر آن با مقاومت سازمانی کمتری مواجه است.
5.      کاهش تنش
اگر فاز اول به خوبی اجرا گردد، اعتماد و شناخت ایجاد شده، سرمایه مغتنمی است که تنش اجرای فازهای بعد را کاهش می دهد. 
6.       کاهش زمان
گرچه در بدو امر به نظر می رسد استقرار حلزونی موجب اتلاف وقت و کندی استقرار ERP در سطح قابل قبول است ولی در عمل اینطور نیست، زیرا در صورتی که فاز اول به درستی به انجام رسد، آمادگی لازم در سازمان برای اجرای سریع فازهای بعد ایجاد شده و از سوی دیگر، ابزار نیز از زیرساخت مناسب برای تکامل برخوردار می شود.
7.      بروز نیازهای نهفته و افزایش بلوغ فرآیند
در استقرار حلزونی، فرآیندها از پختگی و بلوغ بیشتری برخوردار می شوند زیرا واقعیت امر آنست که در ابتدای کار، سازمان قادر نیست فرآیندهای مطلوب خود را کاملا شناسائی کند، استقرار تدریجی ERP به بروز نیازهای نهفته و پختگی بیشتر فرآیند کمک می کند.
8.      افزایش ثبات
در صورتی که در فازهای اول، شاهرگ اطلاعاتی سازمان تحت کنترل قرار گیرد، حاشیه امنیتی مناسبی برای پروژه ERP ایجاد می نماید و ثبات سیستمی بیشتری برای سازمان در مقایسه با اجرای یکباره ERP ایجاد می نماید.
9.      بهبود مستمر
باید پذیرفت که سازمان موجودی زنده است که در مقابل تغییرات محیطی واکنش نشان می دهد و این در عمل به معنای تغییر و بهبود مستمر در فرآیندها و در نتیجه در ERP استقرار یافته در سازمان است و این یعنی تداوم روند تکاملی فرآیند و استقرار حلزونی.
10.  خصلت بهمنی
شاید مهمترین مزیت استقرار حلزونی را بتوان با عنوان خصلت بهمنی نام برد. یعنی کافی است هسته اولیه سیستم را ایجاد و آنرا در یک شیب مناسب قرار داد. عملا سیستم با حرکت ناشی از نیروی درونی خود، توسعه می یابد و کامل می شود. واقعیت اینست که با استقرار فازهای اولیه، اگر به درستی انجام شود، در سازمان علاقه و انگیزه زیادی برای افزایش اتوماسیون، کنترل ها و اخذ گزارش های تحلیلی از طریق تکمیل فرآیندها ایجاد می گردد.
 
استقرار و راه اندازی سیستم
راه اندازی سیستم مستلزم رعایت نکات فراوانی است که به برخی از آنها اشاره میشود .
o       حمایت منطقی مدیران ارشد : واگذاری پروژه به مدیران میانی ، بدلیل منطقه نگری این مدیران، میتواند جامعیت پروژه را به مخاطره اندازد.
o       مشارکت مدیران میانی : پروژه های سیستم یکپارچه ، تنها با مشارکت و اقناع مدیران میانی و کاربران ممکن است و دستورات اداری نمیتواند کارساز شود.
o       سازماندهی مناسب : پروژه های سیستم جامع ، مستلزم تخصیص نیروی انسانی و امکانات کافی است که باید از قبل برنامه ریزی شود.
o       فازبندی مناسب :با توجه به اینکه مراحل اولیه پروژه ، دوران اعتماد سازی است باید سیستمهائی در اولویت راه اندازی قرار گیرد که اثر روانی گسترده تری دارد و یا سیستمهائی که پیش نیاز سایر سیستمها هستند ( مانند انبارها) و آنهائی که واحدهای سازمانی مربوط آمادگی بیشتری دارند.
o       کوتاه کردن پروژه : ضروری است پروژه به مراحل کوتاه (بین 3 تا 5 ماه) تجزیه شود و هر مرحله هنگامی آغاز شود که اطمینان از اتمام فوری آن فراهم شده است . طولانی شدن فازها، آنها را در وضعیت فرسایشی و پر ریسک قرار میدهد.
o       توسعه تدریجی : رسیدن به سطح اتوماسیون مطلوب در یک فاز عملی نیست و طی چند فاز به انجام میرسد . این توسعه تدریجی هم در سطح روی میدهد ( افزایش تعداد فرآیندهای مکانیزه ) و هم در عمق (افزایش سطح اتوماسیون در فرآیندهای مکانیزه)
o       آموزش : یکی از عوامل مقاومت سازمانی ، عدم آشنائی کاربران و واهمه از سیستم جدید است که با آموزش مستمر و موثر از بین میرود.
o       بستر مطمئن : عوامل زیادی کاربری سیستم را برای کاربران مشکل میسازد که برخی از آنها معلول نامطمئن بودن بستر سخت افزار ، مخابراتی و نرم افزارهای پایه است که عمدتا کپی های غیر مجاز هستند. لذا بايد حتي المقدور بستر فني مناسبي فراهم نمود.g