هر بخش یک بنگاه اقتصادی نوعی اطلاعات تهیه می­کند که توسط مدیر برای اندازه گیری عملکرد آن بخش مورد استفاده قرار می‌گیرد. این اطلاعات ممکن است به عملیات، وضعیت مالی کل شرکت و یا عملکرد تأمین کنندگان و مشتریان یک شرکت مربوط شود اما این اطلاعات به خودی خود مفهومی را به دنبال ندارند و زمانی که با معیار ارزیابی چون روند شرکت، متوسط صنعت و شرکت­های مشابه مورد مقایسه قرار می­گیرند، می­توانند به مدیران سازما کمک کنند تا گرفتار اشتباهات حاصل از اطلاعات گمراه کننده نشوند.
سیستم شاخص‌های مالی سند پرداز از مجموعه سیستم‌های لایه حسابداری مدیریت می‌باشد و برای مدیران شرکت‌های بزرگ که نیاز به آگاهی از عملکرد بخش‌های مختلف سازمان خود دارند طراحی شده است. از مزایای این سیستم آن است که نه تنها شامل اندازه گیری عملکرد بخش‌های حسابداری است بلکه برای سایر بخش‌ها نظیر مهندسی، تولید، پشتیبانی، تدارکات، منابع انسانی، فروش و بازاریابی نیز قابل اجراست.
در این سیستم می‌توان به دو مفهوم سنجه و شاخص اشاره کرد که سیستم قادر است در هر دو مورد گزارش‌های دقیق و جامعی از مقدار دوره‌ای و روند دوره‌ای آن‌ها ارائه دهد.
سنجه تابعی از گردش یا مانده تعدادی حساب به دست می‌آید که مستقیماً از ترازها استخراج می‌گردد و به یک قلم اطلاعاتی مفهوم دار تبدیل می‌گردد مانند خالص فروش یا حقوق مالکانه. فایده مهم سنجه آنست که می‌تواند ترازهای مالی شرکت‌های مختلف علیرغم تفاوت در ساختار سرفصل حساب‌ها را همگن و مقیاس پذیر نماید.
اما شاخص حاصل تقسیم دو سنجه است که می‌تواند بیانگر وضعیت شرکت باشد خصوصاً هنگامی که با صنایع مشابه و رقیب مقایسه گردد و یا حداقل روند آن در دوره‌های مختلف یک شرکت مورد بررسی قرار گیرد.
شاخص­ها بر اساس استفاده از دارایی، کارایی عملیاتی، جریان نقد، نقدشوندگی، ساختار سرمایه، بازده سرمایه گذاری، کارائی بازار، کارائی پردازش­های مالی، کارائی دپارتمان عملیات مهندسی، کارائی دپارتمان منابع انسانی، کارائی دپارتمان پشتیبانی، کارائی دپارتمان تولید و کارائی فروش و بازاریابی طبقه بندی می‌شوند. این طبقه­بندی نه تنها برای بخش حسابداری و مالی جذاب است، بلکه مورد توجه استفاده­کنندگان شرکت از جمله سرمایه گذاران و اعتباردهندگان نیز می­باشد.
شاخص‌های مالی بسیار متنوع هستند و در سیستم سند پرداز بیست مورد آن‌ها مورد توجه قرار گرفته است.
سیستم شاخص‌های مالی سند پرداز یک ابزار گزارش گری چهار بعدی است که سنجه ها و شاخص‌های مورد نظر مدیران را به سهولت، در اشکال مختلف و از زوایای مختلف نمایش می‌دهد به گونه‌ای که قادر خواهد بود اطلاعات را در سال‌های مالی مختلف، دوره‌های گزارش گری ماهانه، سه ماهه، شش ماهه، نه ماهه و سالانه و در مقایسه با شرکت‌های مختلف مورد بررسی و ارزیابی قرار دهد.
در زیر به مهم‌ترین شاخص‌ها و سنجه هایی که در این سیستم پیش بینی شده است می‌پردازیم.
سنجه ها
منظور از سنجه اقلام اطلاعاتی است که از سیستم اطلاعاتی سازمان استخراج می‌گردد و عموماً یا جمع جبری چند حساب (ترازنامه­ای یا سود و زیانی) است یا اعدادی است که مستقیماً از سیستم یکپارچه سازمان (ERP) استخراج می‌شود. می‌توان به سنجه های موجود در سیستم به شرح زیر پرداخت:
· فروش خالص که حاصل جمع جبری حساب فروش و حساب برگشت از فروش و تخفیف‌ها است،
· دارایی جاری که حاصل جمع جبری حساب‌های وجوه نقد، سرمایه­گذاری کوتاه مدت، پیش­پرداخت­ها و سفارشات، بدهکاران و موجودی کالا می‌باشد،
· سرمایه در گردش که حاصل جمع جبری حساب‌های دارایی­ جاری و بدهی­ جاری است،
· دارایی‌های ثابت خالص که حاصل جمع جبری حساب‌های اموال، ماشین­آلات و تجهیزات­ و استهلاک انباشته آن‌ها می‌باشد،
· هزینه‌های فروش که شامل هزینه‌های مربوط به فروش کالا و هزینه‌های مستقیم مربوط به آن است
· هزینه‌های اداری که شامل هزینه‌های مربوط به انجام امور اداری مربوط به فروش کالا و موارد مستقیم در مورد فروش است.
· سود عملیاتی که حاصل جمع جبری فروش خالص و بهای تمام شده کالای ­فروش رفته و درآمدهای عملیاتی و هزینه‌های عملیاتی است،
· تفاضل دارایی جاری از موجودی کالا که برای به دست آوردن نسبت آنی به کار می‌رود،
در کل، سنجه ها مفاهیم ملموس‌تری هستند که معمولاً بررسی روند آن‌ها در دوره‌های مختلف برای مدیران از جذابیت‌های زیادی برخوردار است.
شاخص‌ها:
1. نسبت فروش به سرمایه در گردش
ضروري است برای کاهش نیازهای تأمین مالی، مبلغ وجوه نقد مورد استفاده در سازمان را در ميزان حداقلی نگه داریم. یکی از بهترین شیوه­ها برای تعیین ميزان تغییرات در استفاده از وجوه نقد در طول زمان، نسبت فروش به سرمایه‌ در گردش است. این نسبت نشان می­دهد چه میزان نقد برای حفظ سطح خاصی از فروش­ها نیاز است. این نسبت هنگامي اثربخش­تر است ­که به روند آن توجه کنیم بطوری­که مدیر می­تواند ببیند آیا تغییرات بلندمدت در مبلغ وجوه نقد مورد نیاز موسسه براي ایجاد همان مبلغ فروش وجود دارد.
2. نسبت فروش به هزینه­های اداری
مسأله کلیدی، میزان هزینه سربار مورد نیاز برای حفظ سطح خاصی از حجم فروش است. برای نمونه، شرکتی با استراتژی فروش سفارش­های خیلی اندك به مشتریانش نیاز به بخش حسابداری بزرگی نه تنها برای انتشار تعداد زیادی از فاکتورها بلکه برای پردازش تعداد زیادی از پرداخت­ها دارد. به طور مشابه اگر شرکت نياز به کارکنان زیادی برای ایجاد درآمد داشته باشد (مثل زنجیره رستوران)، پرسنل منابع انسانی به همان نسبت بزرگ می­باشد. در چنین مواردی لازم است، اطمینان حاصل کنیم؛ هزینه­های اداری با چنان دقتي کنترل شده­اند كه اثر زیادی بر روی سود ندارند.
3. نسبت هزینه تعمیر و نگهداری به دارایی­های ثابت
این نسبت برای برآورد سن گروه مشترک دارایی­های ثابت گزارش­شده در صورت­های مالی سودمند است. اگر این نسبت روند افزایشی داشته باشد، شرکت احتمالاً به جایگزین­هایی برای دارایی نیاز دارد. همچنین روند افزایشی بیانگر مصرف زیاد دارایی است که نیاز به تعمیرات پیشرفته نابهنگام کار دارد. اگر نسبت بالا به طور ناگهانی بدون افزایش هم­زمان در مبلغ دارایی­های ثابت، کاهش ­یابد، بيانگر آن است كه اعتبار نقدی شرکت تمام شده و نمی­تواند از پس تعمیرات دارایی­های جاری برآید یا اینکه دارایی جدیدی بخرد.
4. نسبت هزینه­های فروش به فروش
برخي فروش­ها براي شركت آنقدر هزينه­بر پیوسته هستند که حاشیه کسب­شده از هر فروش حتی هزینه­های فروش را هم پوشش نمی­دهد. این نسبت برای تعیین هزینه متغیر فروش مناسب است تا اینکه مدیریت بتواند تعیین کند که آیا سیستم­های فروش باید تغییر کند تا به رویکرد هزينه كمتر منجر شود.
5. نرخ سربار
نرخ سربار برای تعیین هزینه سربار استفاده می­شود و بهتر است برای یک واحد تولیدی با محصول تکمیل­شده یا مبالغی از خدمات ارائه شده به مشتری استفاده شود.
6. نسبت سربار به بهای تمام‌شده فروش
روند بلندمدت در طول قرون گذشته بیانگر جایگزین تدریجی هزینه­های کار مستقیم با هزینه­های سربار در بهای تمام‌شده کالای فروش رفته است. اکنون سربار بیشترین سهم هزینه­ها را در این طبقه برای شرکت­ها دارد. با وجود اهمیت فزاینده آن، نسبت سربار به بهای تمام‌شده فروش مورد نیاز است تا این‌ که مدیران بتوانند ببینند که آیا افزایش مستمري در هزینه سرباری وجود دارد که نیاز به کاهش داشته باشد.
7. گردش سرمایه
سنجه گردش سرمایه توسط سرمایه­گذاران استفاده می­شود تا توانایی شرکت را برای تبدیل حقوق مالکانه و بدهی به مبالغ فروش تعیین کنند. نسبت بالای فروش به حقوق مالکانه و بدهی بیانگر سطح بالایی از کارایی در ایجاد فروش است. روند این معیار باید بررسي شود تا دید تا مشخص شود که آیا تغییراتی در سطح کارایی فروش در طول زمان وجود دارد.
8. نسبت دارایی‌های عملیاتی
تنها سنجه این فصل است که فقط مبتنی بر اطلاعات ترازنامه است و برای استفاده مدیران طراحی شده تا بتوانند تعیین کنند؛ کدام دارایی را می­توان با اطمینان از شرکت حذف کرد بدون این‌ که قابلیت­های عملیاتی­اش از بین برود. در نتیجه دارایی­هایی که بازده سرمایه­گذاری ایجاد نمی­کنند را می­توان را حذف کرد.
9. حاشیه فروش
براي محاسبه این نسبت فروش، هزینه­های توزیع و بهای فروش را جمع­آوری می­کنيم. در نتیجه همه سودها را از فعالیت­های درآمدزای شرکت جدا می­کند. بعلاوه می­تواند به عنوان حاشیه سود قبل از هزینه­های اداری در نظر گرفته شود
10. نسبت وجه نقد به سرمایه ­گردش
این نسبت برای تعیین درصدی از سرمایه در گردش سودمند است که از نقد و یا سرمایه‌گذاری ای تشکیل شده­اند که به راحتی به وجه نقد تبدیل می­شود. اگر این نسبت پایین باشد، بیانگر این است که شرکت برای پرداخت تعهدات کوتاه مدتش به دلیل فقدان وجه نقد مشکل دارد.