صفحه نخست  برنامه ریزی منابع سازمان   داشبورد و گزارشات تحلیلی

داشبورد و گزارشات تحلیلی

 

مقدمه

در دنیای پر تلاطم و پر رقابت امروزی ، با عنایت به پیشرفتهای تکنولوژیکی و اطلاعاتی ، هر روز و هر ساعت ، حجم عظیمی از داده ها متولد میشوند و با توجه به گسترگی طیف آنها ، درصورتیکه نتوان این داده ها را بشکلی قابل فهم ، طبقه بندی و پردازش کرد ، عملا استفاده چندانی نخواهند داشت. در واقع در عصر فعلی ، مشکل کسب و کارها ، نبود اطلاعات نیست ، بلکه استفاده صحیح و به موقع از اطلاعاتی است که داده های آنها بصورت پراکنده ، در جای جای منابع داده ای مختلف ، ازجمله سیستمهای اطلاعاتی سازمانها ، اینترنت ، صفحات گسترده ، فایلهای متنی ، تصاویر ، فیلمها و .... موجود میباشند.
لذا ، تبدیل این داده ها به « دانش تصمیم ساز » ، مسئله ای است که میبایست مورد تمرکز افراد و سازمان ها قرار گیرد و اگر سازمانی بخواهد ، به یک سازمان پیش رو مبدل شود ، میبایست ابتدا ، مکانیزمهای تبدیل داده های خام به دانش مفید و قابل استفاده ، و سپس بحث « مدیریت دانش »  را بشکلی مطلوب در خود ، جاری و نهادینه کند.
در قدم بعدی ، با استفاده از دانش کسب شده ، با حرکت بسمت هوشمندی تجاری  ، به پیش بینی رخدادهای آینده ، ریسکهای مورد انتظار ، نقاط قوت و ضعف رقبا ، برنامه ریزیهای دقیقتر و طولانی مدت تر و در کل نقشه راه روشنتری دست یابد
 هوش تجاری( Bussiness Inteligence )  عبارت است از استفاده بهینه از تکنولوژی و ابزارهای تحلیلی فن آوری اطلاعات در  راستای جمع آوری داده و تبدیل آن به اطلاعات و پالایش آن به دانش مورد نیاز کسب و کار که در نهایت منجر به اتخاذ
تصمیمات صحیح استراتژیک و مدیریتی می شود

1.png

نرم افزار تحلیل اطلاعات سندپرداز ، انبوه اطلاعات سیستم‌های عملیاتی سازمان را در ساختاری تجمیعی، خلاصه شده، تحلیلی و مناسب برای نیازهای اطلاعاتی مدیران و تحلیل‌گران کسب و کار آماده می‌کند تا گزارش‌گیری، ساخت داشبوردهای مدیریتی و تجزیه و تحلیل اطلاعات را در محیط کاربری ساده و کاربردی امکان‌پذیر کند. در مرحله بعد با ساخت انواع داشبوردهای مدیریتی منعطف ، نمایی گرافیکی و گویا از وضعیت کلی کسب و کار سازمان در اختیار مدیران در رده های مختلف سازمان قرار میدهد.

توصیف سیستم

در راستای تحقق اهداف ذکر شده ، در سیستم تحلیل اطلاعات سند پرداز ، با استفاده از تکنیکهای مختلف داده ای ، پس از بررسی کسب و کار مشتری و درک نیازهای گزارشی مدیران مجموعه ، ابتدا به ساخت یک انبار داده تجمیعی (  Data Warehouse ) که مبنایی برای گزارشات تحلیلی میباشد ، میپردازیم.
سپس ضمن درک نیازهای گزارشی در رده های مختلف مدیریتی و کاربری ، اقدام به ساخت گزارشات و داشبوردهای مدیریتی مختلف جهت پاسخگویی به نیازهای سازمان مینماییم.
 

انبار داده (Data Warehouse) :

انبار داده ، یک بانک اطلاعاتی بزرگ است که از طریق آن کلیه داده های حال و گذشته یک سازمان جهت انجام عملیات گزارش گیری و تحلیل در دسترس مدیران قرار می گیرد. به بیان دیگر ، انبار داده ، یک مخرن مرکزی از داده های یکپارچه بدست آمده از منابع داده متعدد است که وضعیت جاری و گذشته داده ها را برای گزارش های تحلیلی کاربران دانشی سازمان ذخیره می کند، و در نتیجه ، نقش مهمی در تصمیم گیری های استراتژیک مدیران ایفا می کند.
مفهوم انبار داده به سال های دهه ۱۹۸۰ میلادی مربوط می شود یعنی زمانی که در غیاب معماری انبار داده مقدار زیادی افزونگی داده برای پشتیبانی از محیط های تصمیم‌یار (پشتیبان تصمیم) لازم بود، این افزونگی علاوه بر این که مورد نیاز بود دردسرهایی داشت بنابراین انبار داده یک مدل معماری را برای جریان یافتن داده ها از سیستم های عملیاتی به سیستم های تصمیم یار ایجاد نمود.
 
انبار داده سه لایه دارد که عبارتند از: لایه های  Integration،  Staging و  Presentation.
داده های خام بدست آمده از منابع اطلاعاتی متعدد مانند سیستم های عملیاتی ابتدا بر اساس تکنیکهای ETL ( استخراج داده ، تبدیل داده و لود داده ) ،  در لایه  Staging ( محیط واسط ) قرار میگیرند ( استخراج داده ) ، سپس فرایندهای تبدیل داده ( درصورت لزوم ) روی داده انجام شده و داده ها در لایه Integration پس از پاکسازیهای لازم از نظر یکپارچگی بررسی و لود میشوند و لایه Presentation گزارشات و خروجیهای مختلفی را برای ارائه به کاربران جهت گزارش گیری فراهم می کند.

1-(2).png
 

تفاوتهای انبار داده با دیتابیس های تراکنشی و همچنین دلایل عمده استفاده از انبار داده تجمیعی بعنوان پایه و اساس گزارشات تحلیلی بشرح ذیل میباشد 
  1. بانک تراکنشی برای ثبت سریع و بلادرنگ تراکنش ها مورد استفاده قرار می گیرد در صورتیکه از انبار داده ها برای آنالیز و تصمیم گیری های سازمانی و پاسخ به گزارشات چند بعدی مدیریتی استفاده می شود.
  2. سازمانهای نسبتا بزرگ ، دارای چندین پایگاه داده ( شاید از انواع پلت فرمهای مختلف ) میباشند و برای مقاصد تحلیلی نیاز است که داده های این پایگاههای داده تجمیع و یکپارچه شوند.
  3. در پایگاههای داده تراکنشی ( = Line Of Bussiness LOB ) ، معمولا مکانیزمی برای نگهداری تاریخچه تغییرات داده ای وجود ندارد و با تغییر یک داده ، دسترسی به وضعیت قبلی آن و تهیه گزارشات تحلیلی بر اساس وضعیت قبلی ، ممکن نیست.
  4. وجود خطاهای داده ای در سیستمهای تراکنشی ( LOB ) و نبود مکانیزمهای صحت سنجی در آنها.
  5. نامگذاری فیلدها در دیتابیسهای تراکنشی( LOB ) معمولا نامگذاریهای مناسب و قابل فهمی نیست. و بنابراین درک اینکه اطلاعات مورد نیاز ما در کجای این دیتابیس قراردارند ، نیاز به دانش خاص مرتبط به آن دیتابیس دارد.
  6.  در دیتابیسهای تراکنشی ، بدلیل بحث نرمال سازی داده ها ، اغلب برای دسترسی به داده مناسب برای تحلیل ، نیاز به برقراری ارتباطات ( جوین های ) متعدد بین جداول داریم که همین مسئله بحث پرفورمنس نتایج را بشدت تحت تأثیر قرار میدهد.
  7. با استفاده از انبار داده مستقل از دیتابیس تراکنشی ، عملا بار استفاده از گزارشات از دوش دیتابیس برداشته میشود و کارایی آن تحت تأثیر قرار نمیگیرد.
 
مزایای به کارگیری انبار داده
 
انبار داده یک کپی پردازش شده ، خلاصه سازی شده و صحت سنجی شده  از اطلاعات را از سیستم های تراکنش منبع نگهداری می کند، این کار مزیت های زیر را دارد
  1. انبار داده با تجمیع داده ها از منابع متعدد در یک پایگاه داده باعث می شود بتوانیم فقط از یک موتور جستجو برای ارائه و نمایش داده‌ها استفاده کنیم.
  2. انبار داده باعث می شود بتوانیم عملیات گزارشگیری تحلیلی را از عملیات جاری پایگاه داده عملیاتی جدا کنیم و بنابراین با کم کردن بار کاری پایگاه داده عملیاتی ، مانع از کاهش کارایی آن شویم.
  3. اگر سیستم های عملیاتی نتوانند سابقه یا تاریخچه ای از داده ها نگهداری کنند، انبار داده این کار را انجام می دهد.
  4. وجود انبار داده کیفیت داده را بهبود می دهد زیرا کدها و توضیحات سازگار را برای سیستم فراهم می کند و باعث اصلاح داده های بد می شود.
  5. انبار داده ، ( با کشف خطاها و اشکالات داده ای ) ، به مرور باعث ثبات و قابلیت اطمینان بیشتر اطلاعات سازمان می شود.
  6. انبار داده یک مدل داده مشترک را برای همه قسمت های سازمان فارغ از منبع داده ها ایجاد میکند.
  7. داده ها را از نو ساختاربندی می کند تا برای کاربران سازمان یا کسب وکار معنادار باشد .
  8. داده ها را از نو ساختاربندی می کند تا کارایی عالی در اجرای کوئری های تحلیلی پیچیده داشته باشد بدون این که بر سیستم های عملیاتی تاثیر منفی بگذارد.
  9. انبار داده موجب ارزشمندتر شدن برنامه های کاربردی کسب وکار می شود  ( چراکه هریک از این برنامه ها ، میتوانند سهمی در ساخت و پرورش این انبار داده ایفا نمایند).
  10. این سیستم نوشتن کوئری های تصمیم یار را ساده تر می کند.
 
 نتایج استفاده از انبار داده 
 
هوشمندی بیشتر 
  با عنایت به یکپارچگی ایجاد شده در داده ها ، بینشی جامع و کامل از تمامی ابعاد عملکردی سازمان و کسب و کارتان کسب میکنید
  
تصمیمات دقیق تر و به موقع تر 
  بر اساس اطلاعات به روز ، به موقع ، صحیح و قابل اتکا ، از وضعیت شاخصهای عملکردی مهم ، اطلاع یافته و دلایل انحرافات ، نوسانات و در نتیجه نقاط قوت و ضعف را بهتر و بهتر شناسایی میکنید.
 

مراحل پیاده سازی سیستم تحلیل اطلاعات
 
  1. شناخت و بررسی فرآیندهای جاری ( ضمن برگزاری جلسات مختلف با مدیران و کاربران حوزه های مختلف ، در راستای شناخت نیازهای گزارشی )
  2. تنظیم درگاههای تصمیم
  • شناخت پارامترهای تأثیرگذار و مهم (  KPI ها )
  • ایجاد شاخه های مختلف اطلاعاتی (خوشه بندی اطلاعات و مشخص کردن حوزه های اطلاعاتی مختلف)
  1.  تجمیع اطلاعات
  • طراحی مدل داده
  • ورود داده ها از پایگاه های داده مختلف و نا همگون
  1. پاکسازی داده ها
  • طراحی و پیاده سازی مدل پاکسازی داده
  • حذف داده های تکراری
  • بررسی صحت داده ها بر اساس مدل پاکسازی
  1. تلفیق و تلخیص داده ها در صورت نیاز
  2.  نگهداری اطلاعات
    • نگهداری تمامی اطلاعات به صورت بلادرنگ ( یا با برنامه بروز رسانی مشخص زمانی ) ، در یک مخزن مرکزی   ( انبار داده ) .
  3. تببین حقوق دسترسی
  4. آماده سازی اطلاعات برای دسترسی کاربران نهایی
  • تهیه داشبوردهای مدیریتی جهت ارائه گزارشات تحلیلی روی انبار داده
 
 
 

امکانات سیستم تحلیل اطلاعات

  1. یکپارچه سازی داده ها (  Data Integration )
  2. پردازش ، تجزیه و تحلیل داده ها ( Data Pre-Processing & Analysis )
  3. مصور سازی داده ها ( Data Visualization )
2-(1).png
سیستم تحلیل اطلاعات ، پس از آماده سازی دیتاسورس های پردازش شده و آماده جهت ساخت گزارشات ، با بکارگیری ابزار مختلف ، در قالبهای تحلیلی و گرافیکی ، اقدام به ارائه گزارشات و نمودارهای متنوع بصورت تک به تک یا بصورت گروهی در قالب داشبوردهای مختلف مدیریتی مینماید

3.png
کاربران ، بر اساس میزان دسترسی تعیین شده برای آنها میتوانند به داشبوردهای مخصوص خود دسترسی داشته و با انتخاب هریک از آنها ، گزارشات مورد نظر خود را بگیرند

4.png
5.png
6.png
7.png
8.png