آرشیو مستندات

حوزه عمومی و سایر

اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب از داشته‌های اصلی سازمان‌ها و شرکت‌ها است که جایگاه ويژه‌ای در فرایندهای سازمانی و تراکنش‌های کسب و کار دارد. این نیاز همواره همراه سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده است و با پیچیده‌تر شدن ساختار شرکت‌ها، فرایندها و تراکنش‌های کسب و کار، به شکل روز‌افزون، بیشتر و بیشتر شده است. برای پاسخ دادن به این نیازها و مدیریت مناسب آنها، راهکارهایی اندیشیده شده است و بسته به فناوری در دسترس ابزارها و روش‌های مناسبی ارائه شده است.
امروزه دسترسی مناسب به مستندات قابل اتکا در کسب و کار چنان اهمیت دارد که داشتن سازوکارهای مناسب برای مدیریت مستندات از پیش‌نیازهای موفقیت در کسب و کار شمرده می‌تواند شد. اهمیت این سازوکارها در حدی است که بیشتر استاندارها، چارچوب‌ها و رهیافت‌های مدیریتي، مدیریت کیفیت و معماری سازمانی مانند  ISO و TOGAF و ... تاکید و الزامات ويژه‌ای برای مدیریت مستندات دارند.
روشن است که با توجه به حجم مستندات، پیچیدگی ارتباطات مستندات با هم، پیچیدگی فرایندهای سازمانی، حجم نیاز به مستندات، تنوع مستندات، گستردگی مکان استفاده و ... سیستم‌های سنتی مدیریت مستندات پاسخگوی نیازهای مدیریت مستندات سازمان‌ها نیست و نیاز به راهکارهای مناسب‌تری وجود دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد یکی از مناسبترین راهکارها برای مدیریت مستندات سازمان‌ها می‌باشد. این سیستم‌ها با مدیریت مناسب مستندات سازمان باعث کاهش هزینه، کاهش فضای نگهداری اسناد، سرعت بخشیدن به امور جاری، افزایش دقت، دسترسی آسان و .... می‌شوند.