مقاوم سازی از طریق تجزیه و تحلیل تدارکات

مقاوم سازی از طریق تجزیه و تحلیل تدارکات

ابزارهای جدید می توانند به شرکت ها کمک کنند تا محصول خود را در زنجیره ی تولید تا مصرف و موجودی های خود را در برابر بحران مقاوم کنند. برای اجرا و پیاده سازی فناوری در مقیاس صحیح آن، شرکت ها می توانند بر چهار اولویت کلیدی تمرکز کنند.

مدیریت زنجیره ی تولید تا مصرف برای بسیاری از سازمان‌ها دشوار است، این دشواری ها می تواند به دلیل پیچیدگی های بسیار زیاد سازمانی، شفافیت بسیار کم در هزینه‌ها، یا اتکای بیش از حد به نظرات شخصی، باشد که معمولاً ناشی از استفاده از داده‌های نامرتبط و فرآیندهایی است که به صورت دستی و نه از طریق تکنولژی انجام می شوند. کووید-۱۹ این چالش‌ها را شدت بخشید و حتی به عنوان یک مورد جدی تر در مقایسه با سایر چالش ها، برای تجزیه و تحلیل مورد بررسی قرار گرفت، این تجزیه و تحلیل ها به صورت زمان بندی شده انجام می گیرد، شرکت ها سال ها به دنبال دستیابی به آن بودند.

به شما این اطمینان داده می شود که: با استفاده بهتر از داده های خود شرکت، تجزیه و تحلیل ها به سازمان ها کمک می کنند تا هوشمندانه و کارآمدتر در بهبود وضعیت نقدینگی و هزینه عمل کنند. با اين كار می توان شفافیت و سرعت را بالا برد و به تصمیم گیرندگان بینشى درست و حیاتی برای تعیین زمان، مکان و نحوه عملکرد ارایه داد. از اين طريق به سازمان ها کمک مى شود تا کارآمدی بیشتری داشته باشند.

فرایند تولید تا مصرف ضعیف و آسیب پذیر، راهكار های دشوار؛

در نظرسنجی وبیناری که اخیرا انجام دادیم، سازمان های تدارکاتی گزارش دادند که پیشرفت هایی در توانایی های خود برای واکنش به رویدادهای مخرب ایجاد کرده اند. در مقایسه بین کووید-۱۹ با بحران مالی جهانی ۰۹-۲۰۰۸، حدود نیمی از سازمان‌ها می‌گویند که هزینه‌های مشخص خود را بهبود بخشیده‌اند و مجهز شده اند تا موثر تر عکس العمل نشان دهند. با این حال، فقط بیش از یک سوم سازمان ها بهبود جزئی را مشاهده کرده اند و ۱۶ درصد یا تقریباً یک شرکت از هر شش شرکت، اصلاً پیشرفتی را مشاهده نکردند.

در یک محیط تجاری بسیار ناپایدار، این پیشرفت محدود کافی نیست. به طور ساده، امروزه بسیاری از کارکردهای تدارکات و زنجیره های تولید تا مصرف، بدون دلیل آسیب پذیر هستند. اما، شرکت‌ها می‌توانند گام‌های محكم و مهمی بردارند تا توانایی هاى خود را برای مواجهه با موانع داخلی و خارجی بهبود ببخشند، اين كار به‌ویژه با به‌روز ماندن بیشتر با پیشرفت‌های اقتصادی و فناوری که به ایجاد سازمانی قوی‌تر و کارآمد تر کمک می‌کند، انجام پذير است.

تجزیه و تحلیل کردن ها، برای مثال، یک امر پنهان نيستند. اما شرکت‌ها در مواجهه برای پیاده‌سازی تحليلها براى اينكه آنها را در حد درستی قرار دهند با چالش‌هایی مواجه اند، به اين دليل كه در درجه اول، داده‌های تدارکات می‌توانند فی القوه بهم ريخته و پراکنده باشند. برای مثال اگرسفارش خرید محصولی مشخص، در سیستم خرید تا پرداخت شرکت نگه داشته شود، در حالی که فاکتور فروش در سیستم مالی ذخیره شود و قرارداد مربوطه به خرید آن محصول در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نگه داری شود، این بهم ریختگی باعث مشکل می شود. هنگامی که داده ها در محیط های مختلفی مانند اینها قرار می گیرند، شرکت ها نمی توانند منبع واحدی از حقیقت ایجاد کنند.

به طور جدی، برای بسیاری از کمپانی ها، توسعه، حفظ و به اشتراک گذاری مداوم در طبقه بندی محتوا و تجربه ی عملکرد، بسیار دشوار خواهد بود. آنها معیارهای کمی برای کار دارند، به این معنی که نمی توانند به تقاضای قدرتمند و اهرم های تجاری برای ایجاد شرایط بهتر دسترسی داشته باشند. زمانی که تیم‌هاى تجزیه و تحلیل كار خود را روی دسته بندى هاى محصولى خاص انجام می‌دهند، این فرآیند اغلب دستی و بدون استفاده از تکنولژی انجام می شود، بنابراین قابل اندازه گیزی نیست، و بخش عمده‌ای از حجم تدارکات را مدیریت نمی‌کند. در این محیط، اتوماسیون برای مدیریت حجم زیادی از داده ها و اجرای سریعتر و با دقت بیشتر فرآیندهای قابل شمارش ضروری است. اما بيشتر عملكرد قسمت تدارکات، هنوز از اتوماسیون برای اندازه گیری استفاده نمى كند.

چهار اقدام برای تجزیه و تحلیل در تدارکات؛

برای پیشرفت سریعتر در استفاده از تجزیه و تحلیل برای بهینه سازی تدارکات و در نتیجه کارآمد تر شدن در زمان اختلالات شدید و تغییرات تکنولوژیکی، چهار اقدام اساسی، مهم هستند.

چشم اندازتان فراتر از داده های هزینه باشد؛

به دلایل قابل درک، عملکرد تدارکات اغلب، به طور انحصاری فقط بر روی داده های هزینه، متمرکز می شوند. اما این داده ها تنها تصویری جزئی از آنچه در حال رخ دادن است ارائه می دهند. برای ایجاد تولیدی واقعی و بینشی عملی، توسعه یک منبع درست و واقعی که همه منابع داده‌های مرتبط را در بر بگیرد، در کل فرایند تولید تا مصرف، که از همه ی قسمت های مرتبط عملیاتی مثل واحد های فروش، مالی، توسعه محصول، تحقیق و توسعه، و اجرای عملیاتی ، بسیار مهم و حیاتی است.
زمانی که این منابع به یکدیگر مرتبط نباشند، مدیران برای ایجاد درک دقیق از کل وضعیت داده‌ها به سختی تحت فشار قرار می‌گیرند.

یک شرکت شیمیایی را در نظر بگیرید که برای فرآیندهای تولید خود به مواد خام ویژه ای نیاز دارد. این شرکت با ریسک های بالقوه ای در فرایند تولید تا مصرف خود مواجه است: موانع موجود درصادرات که در بازارهای منابع مواد است، سیاست های اشتباه زیست محیطی، رویدادهای ژئوپلیتیکی و سایر شوک های بیرونی. واحد تدارکات این مشکل ها را از طریق یک رویکرد بسیار خاص تجزیه و تحلیل می کند، که معمولاً در یک سؤال سه قسمتی خلاصه می شود. ریسک های موجود برای من برای دسترسی به مواد خام اولیه چیست؟، آیا مواد از یک منبع واحد می آیند؟، و آیا می توانم یک منبع جایگزین هم داشته باشم؟

از طرف دیگر امور مالی از دیدگاه دیگری به مشکل نگاه می کند: اگر شرکت نتواند به آن مواد دسترسی پیدا کند، چه سرمایه ای از شرکت در معرض ریسک قرار خواهد گرفت؟
به طور مشابه، بخش تولید با دید متفاوتی به آن نگاه می کند: آیا ماده جایگزینی وجود دارد که بتوانیم از آن استفاده کنیم؟

با ارتباط دادن داده‌های مالی، توسعه محصول و تدارکات، شرکت‌ها می‌توانند شفافیت مورد نیاز برای درک و شناخت ریسک های حقیقی در مسیر تولید خود را به دست آورند و از این طریق گام‌های لازم برای افزایش کارآمدی عملیاتی و مالی را بردارند.

یک شرکت از این رویکرد استفاده کرد تا داده های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) ، را با تجهیزات همراه با داده های حسابداری و داده های مربوط به اقلام هزینه در یک جا ادغام و جمع کند. هدف این بود که هزینه های عملیاتی و سرمایه‌ای متمایز شود و مبنایی برای هزینه‌های خارجی تعیین شود. با ادغام داده‌های تدارکات و مالی و ایجاد طبقه‌بندی مشترک در قسمت های تدارکات، این شرکت توانست کاهش هزینه‌ها را بین ۹ تا ۱۲ درصد شناسایی کند - همه اینها در عین حفظ استانداردهای نظارتی دقیق در طول عملیات انجام می گیرد.

یک نمای کامل از ابتدا تا انتهای پروسه اتخاذ کنید

این فقط داده ها نیستند که باید تا حد امکان منابع بیشتری را منعکس کنند. اغلب اوقات، دپارتمان ها هر کدام جداگانه، تصمیمات خود را بر اساس بودجه خودشان و شاخص های ویژه ای که برای هر دپارتمان وجود دارد، اتخاذ می کنند که در بهترین حالت منجر به ناهماهنگی و در بدترین حالت به خطاهای استراتژیک منجرمی‌شود. در حالت ایده‌آل، فرآیند تصمیم‌گیری در تدارکات باید دیدگاه‌های متعددی را نیز در بر گیرد، به طوری که شرکت بتواند به طور کامل ارزش فرایند تولید تا مصرف را شناسایی کند.

یک مثال ساده، دوره های زمانی را از نظر پرداخت در نظر بگیرید. شرکت‌ها اغلب یک دوره زمانی استاندارد برای پرداخت‌هایی که به تامین‌کنندگان خود می پردازند، دارند ودوره ی زمانی دیگری - معمولاً بسیار کوتاه‌تر - برای پرداخت‌هایی که از مشتریان خود دریافت می‌کنند، دارند. این تفاوت زمانی، پیامدهای مالی و ارتباطی بلندمدتی برای مدیران اجرایی دارد تا بتوانند آن را شناسایی و کمیت گذاری کنند و در مورد آن فکر کنند. با اتخاذ یک دیدگاه کامل از ابتدا تا انتها، شرکت ها می توانند هر دو طرف خریدار و تامین کننده را بهتر شناسایی کنند و به طور کامل در مورد شرایط پرداخت مذاکره کنند تا ارزش کامل مورد نظرشان را بهتر منعکس کند.

همینطور، اگر بخش تدارکات یک سازمان بتواند یک موقعیت صرفه جویی در هزینه ها را شناسایی کند، شرکت های با عملکرد بالا اطمینان حاصل می کنند که کل آن سازمان می تواند پیشرفت ها و بهینه سازی ها را پیگیری کرده و در صورت نیاز زمان های به خطا رفته را اصلاح کند. هدف این است که نه تنها اطمینان حاصل شود که بهبودهای وعده داده شده واقعاً رخ می دهند، بلکه همچنین باعث ایجاد پیامدهای منفی در سایر قسمت های سازمان نمی شوند.

طرز فکر سازمانی را در مورد داده های نقاط مبنایی تغییر دهید

در برخی از سازمان‌ها، کارمندان در مورد استفاده از داده‌ها برای بهبود هزینه‌های تدارکات نگرانی‌هایی دارند. این نگرانی ها برای اعمال نقاط مبنا و کمّی کردن عملکرد افراد است که به طور ناعادلانه مورد قضاوت قرار گیرند. این نوع ممانعت از استفاده از داده ها، می‌تواند ابتکارات تحلیلی را درست همان اول کار تضعیف کند.

برای غلبه بر این نگرانی‌ها، رهبران سازمانی می‌توانند از شیوه‌های مدیریت قوی برای تغییر دادن به ذهنیت‌ها کمک بگیرند و محیطی را ایجاد کنند که در آن، داده‌ها به‌عنوان ابزاری قدرتمند برای کمک به افراد، برای دستیابی به نتایج بهتر دیده می‌شوند، نه برای اینکه اسمشان برده شود تا شرمسار شوند.

ارتباطات که بدرستی شکل گرفته باشد، شرکت را تقویت می کند تا اطلاعات بیشتر و درست تری را تولید کند و نقاط مبنا ها را مشخص نماید، و نوری را بر روی عملکردهای برتر بتاباند که بهترین شیوه ها را کدگذاری و به اشتراک بگذارد. افرادی که از این بینش ها استفاده می کنند تا چشمگیرترین پیشرفت ها را در عملکرد ایجاد کنند، می توانند به عواملی تبدیل شوند که داستان آنها به دیگران الهام ببخشد و از این طریق به بقیه سازمان کمک شایانی می شود.

قابلیت های اتوماسیون کردن را اضافه کنید

و در آخر، سازمان های تدارکاتی فرصت های عمده ای برای اتوماتیک کردن فرآیندها و تحلیل ها دارند. نیاز به اتوماتیک کردن، مطابق با حجم و پیچیدگی داده های تدارکات، در حال رشد است، تجزیه و تحلیل دستی داده ها بدون استفاده از تکنولژی، به گونه ای که منجر به بینش های خاص و کارآمد شود، بیش از پیش و به طور فزاینده ای دشوار است.

از آنجایی که اتوماسیون انواع مختلفی دارد، از مجموعه‌های تحلیلی کامل گرفته تا کمک دیجیتال ها، شرکت‌ها می‌خواهند گزینه‌های مختلف را امتحان کنند تا مجموعه مناسبی از راهکارها را، برای نیازهای خود تنظیم کنند. با این حال، عامل مشترک مهمی که زیربنای اکثر ابزارهای اتوماسیون است، توانایی آنها در آزاد کردن کارمندان از وظایف و کارهای تکراری و روتین آنها است. مؤثرترین راهکارها می‌توانند الگوهای داده‌های مرتبط را مشخص و آنچه مطابق با انتظار نیست را شناسایی کنند، نتایج به دست آمده و تأثیر آن‌ها را توضیح دهند، وحتی اقداماتی را پیشنهاد می کند که در پاسخ به آنها اتخاذ شود. بهترین راهکارها همچنین می توانند در تجسم داده ها، ترکیب حجم عظیمی از داده ها و ارائه بینش به تصمیم گیرندگان در قالبی واضح و شهودی کمک کنند.

حتی یک شرکت پوشاک از اتوماسیون تجزیه و تحلیل هزینه برای شناسایی سفارشات کم بها استفاده کرد. اکثر شرکت ها حدی از بها را برای خود مشخص می کنند که تا زیر آن حد، کارمندان نیازی به گذراندن کانال های تدارکات رسمی ندارند و در عوض می توانند مستقیماً سفارش دهند. اما این رویه عمل‌گرایانه می‌تواند راهکارهایی را تشویق کند که هدف این خط‌ مشی را تضعیف ‌کند، مانند سفارش‌های بزرگ که به سفارش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شوند و همه ی این سفارشات کوچک زیر آن حد مشخص هستند - خرید ۲۵۰۰۰ دلاری که به پنج خرید ۵۰۰۰ دلاری تقسیم می‌شود، که هر یک بسیار کمتر از حد ۱۰۰۰۰ دلار است. کمک دیجیتال ها می توانند سفارش های کوچک را انجام دهند و چنین الگوها و اختلافاتی را شناسایی کنند و آنها را برای یک کارمند انسانی علامت گذاری کنند تا به آنها رسیدگی کند. از این طریق، آنها مطابقت بین سفارشات را بهبود می‌بخشند و با جمع‌بندی آن سفارش‌ها و مذاکره ی دوباره با تامین‌کنندگان، پس‌انداز خوبی را تولید کنند. از این طریق عملکردهای تدارکات پیچیده تر می شوند و محیط کسب و کار راحت تر می شود. در نتیجه، تجزیه و تحلیل تدارکات می تواند ارزش واقعی را با آسان کردن پیچیدگی ها، افزایش شفافیت، و دادن بینش به مدیران برای تصمیم گیری بهتر ارائه دهد. ودر نتیجه ی این اقدامات، عملکرد تدارکات - و کل شرکت - می تواند بسیار کارآمد تر شود.